Politique anti-pourriel
Adoptée par le Conseil exécutif du 28 août 2017

En vertu de la Loi Canadienne anti-pourriel (C-28), la SQPTO s’est doté d’une politique anti-pourriel afin d’assurer une gestion légale et transparente de l’utilisation des adresses courriel de nos clients et prospects. Cette politique entre en vigueur le 1er juillet 2017.

Nous nous engageons à faire une gestion responsable des adresses courriel qui nous sont transmises et à les utiliser conformément à la Loi et aux consentements communiqués par nos clients et prospects. Plus précisément, nous suivons les règles suivantes : 

1. Communications visées

• La loi vise essentiellement les pourriels, i.e. les « messages électroniques commerciaux » envoyés par courriel ou par messages textes par la SQPTO à ses clients et prospects, ayant pour but d’encourager la participation à une activité commerciale non sollicitée.

2. Communications exclues

• Lettres envoyées par la poste ou communications verbales
• Échanges par courriel entre des personnes ayant des liens personnels ou familiaux, peu importe la nature du message
• Réponses à des demandes par courriel provenant du client ou prospect Exemple : réponse à une demande d’information ou une demande de modification au dossier d’un client existant*
• Réponses à des courriels de plaintes provenant d’un client ou prospect*
• Messages envoyés entre employés, représentants, fournisseurs et consultants de la SQPTO*
• Toute communication envoyée par la SQPTO à une adresse courriel bien en vue (ex. courriel affiché sur un site Internet ou une page de médias sociaux, suite à une remise de carte d’affaires, etc.)
• Courriel envoyé suite à un référencement d’un autre client ou partenaire de la SQPTO. Nous nous assurerons alors de bien respecter la Loi et d’acheminer au prospect un seul courriel, dans lequel sera mentionné le nom du référent.

*Dans tous ces cas, la SQPTO s’engage à répondre par courriel, mais en s’en tenant à la situation du client et à la demande exprimée, sans y ajouter de publicité superflue.

3. Procédure de confirmation ou retrait du consentement
Le client ou prospect peut confirmer ou retirer ses consentements en tout temps :

• Par téléphone auprès d’un représentant de la SQPTO
• Par le biais de notre page d’abonnement et de désabonnement

La confirmation ou le retrait d’un consentement est volontaire et ne fait pas l’objet d’une présélection. La SQPTO s’assure que tout formulaire ainsi que la base de données interne ne comporte aucune case pré-cochée en lien avec les consentements.

L’ajout ou le retrait d’un consentement est enregistré dans le dossier du client ou
prospect.

Aucun abonnement masqué n’est toléré. Par exemple, un abonnement à l’infolettre, ne peut être considéré comme un abonnement automatique à une liste d’envois promotionnels.

La SQPTO s’engage à rendre actif un abonnement ou un désabonnement dans un délai de 72 heures suivant la réception de la demande; des délais de transmission causés par le réseau Internet, une panne temporaire de serveur ou toute autre force majeure pourraient retarder la confirmation de votre abonnement/désabonnement. Le cas échéant, n’hésitez pas à communiquer avec nous et nous procéderons avec diligence à la modification de vos consentements.

À l’exception des communications personnelles entre la permanence et le client, les communications par courriel de masse de la SQPTO indiquent systématiquement un lien vers la page d’abonnement/désabonnement, un lien vers la présente politique, le nom de la SQPTO, le courriel émetteur du message et l’adresse du site Internet corporatif. 

Cas particuliers
Soumissions en ligne
Dans le cas des prospects ayant communiqué leur courriel par le biais des formulaires de contacts ou d’abonnement en ligne sur le site Internet de la SQPTO;

• La SQPTO utilisera le courriel transmis seulement si nécessaire, et uniquement afin de fournir les renseignements demandés.
• Lors d’un contact téléphonique suivant l’envoi de la demande d’information ou d’abonnement en ligne, la permanence s’assurera de confirmer le consentement pour les utilisations subséquentes de l’adresse courriel.

Clients actuels de la SQPTO avant le 1er juillet 2014 :
Tous les clients pour lesquels nous détenons l’adresse courriel recevront au moins un courriel de confirmation des consentements pour les 4 types de communications. Le courriel contiendra un lien vers la page d’abonnement/désabonnement de la SQPTO. 

Des rappels pourront être faits, tout au long de la période permise par la Loi Canadienne anti-pourriel, i.e. 3 ans suivant le 1er juillet 2014.

Lors de tout contact téléphonique avec des clients actuels, la permanence s’assurera de demander les consentements pour les 4 types de communications ciblés.

Anciens clients faisant partie de la base de données de la SQPTO, mais n’ayant plus de membership en vigueur :
Ces clients pour lesquels nous détenons l’adresse courriel recevront un courriel de confirmation des consentements pour les 4 types de communications avant le 1er juillet 2014, date effective de la mise en vigueur de la Loi. Le courriel les mènera
vers la page d’abonnement et désabonnement de la SQPTO. Aucun rappel par courriel ne sera fait après cette date.

Prospects faisant partie de la base de données de la SQPTO avant le 1er juillet 2014 mais n’ayant pas encore de membership en vigueur :
Ces personnes pour lesquels nous détenons l’adresse courriel recevront un courriel de confirmation des consentements pour les 4 types de communications avant le 1er juillet 2014, date effective de la mise en vigueur de la Loi. Le courriel les mènera
vers la page d’abonnement et désabonnement de la SQPTO. Des rappels pourront être faits jusqu’au 31 décembre 2015, au plus tard.

Lors de tout contact téléphonique avec ces prospects, la permanence s’assurera de demander les consentements pour les 4 types de communications ciblés.

Plaintes et questions
Pour toute question, ou encore pour signaler une plainte ou remarque de nonconformité avec la présente politique, veuillez contacter le responsable suivant :

Responsable de la politique anti-pourriel
Société québécoise de psychologie du travail et des organisations
69, rue Rochefort
Repentigny, Québec J3P 1A5
Courriel : permanence@sqpto.ca

Pour de plus amples informations sur la Loi Canadienne anti-pourriel (C-28), visitez le : http://combattrelepourriel.gc.ca/eic/site/030.nsf/fra/accueil

Si vous recevez un courriel non sollicité qui apparaît avoir été initié par la SQPTO, nous vous demandons de nous envoyer ce message par courriel. Nous lancerons une enquête à la suite de votre demande.